E-Arşiv Fatura Nedir? E-Faturadan Farkı Ne?

Muhasebe ve finans profesyonellerinin en sık yaşadığı tereddütlerden biri, faturanın e-fatura mı yoksa e-arşiv mi olarak düzenlenmesi gerektiği konusudur. İlk bakışta birbirine benzeyen bu iki sistem aslında farklı durumlara, farklı alıcılara ve farklı kurallara göre çalışır. Ayrıca, yanlış tercih yapmanız cezaya yol açar. Bu E-Arşiv Fatura ve E-Faturanın farkını, ne zaman hangisini kullanmanız gerektiğini, güncel tutar eşiklerini ve geçiş sürecinde dikkat etmeniz gereken noktaları net biçimde anlatacağız. 

 

E-Fatura Nedir? 

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) altyapısı üzerinden düzenlenen ve doğrudan alıcının sistemine iletilen dijital fatura türüdür. Kâğıt faturanın tüm hukuki geçerliliğini taşır; GİB onaylı olduğu için denetim süreçlerinde ayrıca bir ispat yükümlülüğü doğmaz. 

Temel kural: E-fatura, yalnızca GİB’e kayıtlı e-fatura mükelleflerine kesilebilir. Karşı taraf mükellef değilse e-fatura gönderemezsiniz, çünkü sistem bunu kabul etmez. 

 

Temel ve Ticari E-Fatura

E-fatura kesmeye başladığınızda karşınıza iki farklı tür çıkar. Bu iki türün farkını bilmeniz kritik önem taşır.

• Temel e-fatura: Alıcının onayını beklemez. Sistem, faturayı gönderdiğiniz anda otomatik olarak kabul eder. Yani, alıcının sistem üzerinden reddetme hakkı yoktur. 

• Ticari e-fatura: Alıcı, faturayı aldıktan sonra 8 gün içinde kabul, ret veya itiraz eder. Alıcı 8 gün içinde yanıt vermezse sistem faturayı otomatik olarak kabul eder.

 

Kimler E-Fatura Kullanmak Zorunda? 

• 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler (1 Temmuz 2026’ya kadar geçiş zorunlu) 

• E-ticaret yapan ve 2025’te 500 bin TL ve üzeri hasılat elde eden işletmeler 

• Gayrimenkul inşa, satış veya kiralama işlemlerinde 2025’te 500 bin TL ve üzeri hasılat olanlar 

• GİB’in belirlediği özel sektörlerdeki mükellefler (turizm, yakıt dağıtımı vb.) 

 

GİB’in güncel e-fatura mükellef listesini sorgulamak için resmi web adreslerini kullanabilirsiniz. Fatura kesmeden önce bu sorguyu yapmak, hatalı fatura düzenlemesinin önüne geçer. 

 

E-Arşiv Fatura Nedir? 

E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kişi ya da şirketlere düzenlenen elektronik faturadır. Nihai tüketiciler, küçük esnaf veya henüz e-fatura sistemine geçmemiş şirketler bu gruba girer. 

Adındaki “arşiv” kelimesi yanıltabilir. E-arşiv, arşivde saklanan fatura anlamına gelmez. Düzenleyen tarafın GİB onaylı sistemde oluşturup kendi bünyesinde 10 yıl arşivlemekle yükümlü olduğu, alıcıya PDF ya da e-posta ile iletilen bir faturadır. GİB ise periyodik olarak rapor alır. 

Önemli fark: E-arşiv faturada belge formatı serbesttir; GİB’in zorunlu kıldığı UBL-TR formatını kullanmak zorunda değilsiniz. 

 

E-Arşiv Fatura Zorunluluk Eşikleri (2025-2026) 

GİB’in yayımladığı tebliğe göre zorunluluk kapsamı şu şekildedir: 

• 1 Ocak 2025 – 31 Aralık 2025: Vergiler dahil tutarı 3.000 TL’yi aşan tüm faturalar e-arşiv olarak düzenlenmeli 

• 1 Ocak 2026 itibarıyla: Tutar sınırı kalktı — tüm faturalar (tutarından bağımsız olarak) e-arşiv fatura zorunlu 

 

Aynı gün aynı kişiye birden fazla fatura kesiyorsanız GİB, günlük toplam tutarı esas alır. Toplamın 3.000 TL’yi aşması durumunda tümünün e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir. 

 

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar 

Aşağıdaki tablo iki sistem arasındaki kritik farkları bir arada göstermektedir: 

 

Konu	E-Fatura	E-Arşiv Fatura
Alıcı türü	E-fatura mükellefi şirketler	E-fatura mükellefi olmayan kişi/şirketler
İletim yöntemi	GİB altyapısından doğrudan alıcıya	PDF/e-posta ile alıcıya (GİB’e rapor gönderilir)
Belge formatı	GİB zorunlu UBL-TR formatı	Format zorunluluğu yok, serbest
Alıcı onayı	Temel: otomatik kabul / Ticari: 8 günde ret veya kabul	Zorunlu değil (düzenleyen iptal eder)
İptal süresi	Temel: 8 gün (alıcı) / Ticari: 8 günde ret	8 gün içinde GİB portalından iptal
Arşivleme	GİB sisteminde + kendi sisteminizde	Düzenleyici tarafça 10 yıl (kendi sorumluluğu)
Zorunluluk eşiği	3 milyon TL brüt hasılat (2025 hesap dönemi)	3.000 TL üzeri (2025) / Tutar sınırı yok (2026+)

 

Hangi Durumda Hangisini Kesmelisiniz? 

Bu soruyu tek bir soruyla netleştirebilirsiniz: 

Alıcı, GİB’in e-fatura mükellef listesinde yer alıyor mu?

Evet → E-fatura kesin (Temel veya Ticari senaryo seçin).
Hayır → E-arşiv fatura kesin.

 

Uygulamada sık karşılaşılan durumlar: 

• Şirketten şirkete (B2B) ve alıcı e-fatura mükellefiyse → E-fatura (önce sorgu yapın) 

• Şirketten nihai tüketiciye (B2C) → E-arşiv fatura 

• Alıcı küçük esnaf ya da mükellef değilse → e-arşiv fatura

• İki tacir arasında, anlaşmazlık ihtimali varsa → Ticari e-fatura (ret/kabul hakkı tanır) 

• Yurt dışı alıcıya ihracat faturası → GİB onaylı ihracat e-faturası (ayrı senaryo) 

 

İptal Süreçleri Nasıl İşler? 

Temel e-fatura: Alıcı sistemi üzerinden reddedemez. Alıcı, iptali ancak GİB’in E-Fatura İptal Portalı üzerinden 8 gün içinde talep edebilir ya da harici yollarla (noter, KEP, taahhütlü mektup) faturaya itiraz edebilir.

Ticari e-fatura: Alıcı, faturayı aldıktan sonra 8 gün içinde sistem üzerinden kabul, ret veya itiraz edebilir. Alıcı 8 gün içinde yanıt vermezse sistem faturayı otomatik olarak kabul eder.

E-Arşiv Faturada İptal: E-arşiv faturalar düzenlenme tarihinden itibaren 8 gün içinde GİB portalı veya entegratörünüz üzerinden iptal edilebilir. Sistemsel gecikmelerin önüne geçmek için iptal talebini 7 gün içinde oluşturun. Bu süre geçtikten sonra iade faturası düzenlenmesi gerekmektedir. 

 

Arşivleme Yükümlülüğü 

Her iki fatura türünde de 10 yıllık saklama zorunluluğu geçerlidir. E-faturada GİB altyapısı bu yükümlülüğü büyük ölçüde karşılar; ancak yedeğini kendi sisteminizde de tutun.

E-arşiv faturada arşivleme tamamen sizin sorumluluğunuzdadır. Kullandığınız özel entegratör bu hizmeti sunuyorsa avantajlı bir durum söz konusudur; yoksa kendi altyapınızla çözüm üretmeniz gerekir. 

 

Kurumsal Şirketlerin Sık Yaptığı 5 Hata 

1. Mükellef Sorgusu Yapmadan Fatura Kesmek: Alıcının listede olup olmadığını kontrol etmeden e-fatura göndermek ya da tam tersi e-arşiv kesmek, sistem hatalarına ve gecikmelere yol açar. Her fatura öncesi GİB sorgusu şart. 
2.  E-Arşiv Zorunluluk Eşiklerini Eski Tutarlarla Bilmek: Pek çok işletme hâlâ “5.000 TL” ya da “30.000 TL” gibi eski eşiklere göre hareket ediyor. 2025’te 3.000 TL, 2026’dan itibaren ise tutar sınırı olmaksızın tüm faturalar e-arşiv zorunlu. 
3. Temel ve Ticari Fatura Senaryosu Farkını Bilmemek: B2B işlemlerde hangi senaryonun seçileceği önceden alıcıyla mutabık kalınmalı. Ticari senaryo, anlaşmazlık durumunda alıcıya ret hakkı tanır; bunun aksine temel senaryo bunu tanımaz. 
4. İptal Süresini Kaçırmak: E-arşiv faturada 8 günlük iptal penceresi hızlı kapanır. Bu nedenle, yanlış fatura geç fark edildiğinde iade faturası süreci zorunlu hale gelir ve muhasebe yükü artar. 
5. ERP ve GİB Entegrasyonunu Güncellememek: ERP sisteminiz eski bir GİB versiyonuna entegre çalışıyorsa çift kayıt, yanlış senaryo seçimi ve mutabakat sorunları kaçınılmaz olur. 2026 değişiklikleri öncesi entegrasyon güncellemesi kritik. 

 

E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki fark teknik bir ayrıntı gibi görünse de yanlış uygulamak VUK kapsamında ceza riski doğurur, muhasebe süreçlerini tıkar ve denetim dönemlerinde ciddi iş yükü yaratır. 

Alıcı GİB listesindeyse e-fatura, değilse e-arşiv. Ama bu kuralı doğru ve tutarlı uygulamak için mükellef sorgulama alışkanlığının yerleşik, eşik tutarlarının güncel ve ERP entegrasyonunuzun çalışır durumda olması gerekiyor. 

 

Eşik tutarları ve zorunluluk kapsamı güncellenebileceğinden GİB’in resmi duyurularını düzenli takip ediniz. 

 

Sık Sorulan Sorular (SSS) 

• E-arşiv faturayı e-postaya ekleyerek gönderebilir miyim?

E-arşiv faturayı PDF formatında alıcıya e-posta ile gönderebilirsiniz. Ancak düzenleyici tarafın faturayı GİB onaylı sistemde üretmesi gerekir; GİB sıradan bir PDF’i geçerli kabul etmez.

• Aynı alıcıya hem e-fatura hem e-arşiv kesebilir miyim?

Hayır. Alıcının durumu ya e-fatura mükellefi ya da değildir. Statüsüne göre yalnızca birini kesersiniz.

• E-arşiv faturayı kâğıda mı basmalıyım? 

Zorunlu değildir. Alıcı talep ederse kâğıt kopya verilebilir; bu kopyanın GİB barkodunu taşıması gerekir. 

• Özel entegratör olmadan e-arşiv fatura kesebilir miyim?

 GİB e-Arşiv Portal üzerinden ücretsiz olarak e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. Yüksek hacimli işlemlerde özel entegratör veya ERP entegrasyonu çok daha verimlidir. 

• 2026’dan sonra kâğıt fatura tamamen kalktı mı? 

Evet. 1 Ocak 2026 itibarıyla e-fatura ve e-arşiv kapsamı dışındaki mükellefler dahil tüm faturaların tutarından bağımsız olarak e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunlu hale gelmiştir. Kâğıt fatura kullanımı fiilen sona ermiştir. 

 

Şirketinizin e-dönüşüm süreçlerini otomatize etmek veya mevcut entegrasyonunuzu gözden geçirmek için Finekra’yla tanışın!

 

 

Finekra, paylaşılan bilgilerin güncelliği veya doğruluğu konusunda hukuki sorumluluk kabul etmemektedir. Güncel limitler ve düzenlemeler için GİB’in resmi web sitesini düzenli olarak takip etmenizi tavsiye ederiz.